Kwaliteitsborging en Examinering

Interne risicobeheersing- en controlesysteem

Wij gaan voor goed en inclusief onderwijs. Hiervoor hebben we een intern risicobeheersing- en controlesysteem ingericht waarmee regelmatig de kwaliteit van het onderwijs wordt beoordeeld. Ook beoordelen we de inrichting van de organisatie, kwaliteit van het onderwijsprogramma en de examinering.

De doelen die we nastreven met het risicobeheersing- en controlesysteem zijn:

• Het stimuleren van het risicobewustzijn in de organisatie;

• Inzicht krijgen in de risico’s die onze organisatie loopt;

• Het analyseren van de risico's en deze inzichtelijk maken;

• Het treffen van maatregelen om de impact te beperken als risico’s zich voordoen of om risico's te voorkomen.

Figuur 5 Risicomanagementcyclus

Risicobeheersing en controlesysteem bedrijfsvoering

Jaarlijks vindt er bij ons een 'in control scan' plaats volgens een vast format. Door de  bedrijfsvoeringsprocessen in beeld te brengen en de key controls te benoemen, monitoren wij welke acties nodig zijn om het niveau van management control te behouden. Door ontwikkelingen in wet- en regelgeving én de eigen processen is er extra aandacht voor privacy, beveiliging en digitale dossiers. Met de 'in control scan' wordt ook nog aandacht gevraagd voor vastlegging van samenwerkingsovereenkomsten en een aantal bouwstenen binnen ICT (o.a wijzigingsbeheer, informatiebeveiliging, privacy, gebruikersbeheer).

Er werd vastgesteld dat voor de bedrijfsvoeringsprocessen gemiddeld het niveau 'management control' moet worden behaald. Dit niveau wordt bereikt wanneer de managers met stuurinformatie voldoende geïnformeerd zijn om andere leden van de organisatie zodanig te beïnvloeden dat de strategieën van de organisatie op een adequate manier geïmplementeerd worden. En dus dat vooraf gedefinieerde doelen worden gerealiseerd volgens plan (via de PDCA-cyclus). Hierdoor kan het management de processen (zowel financiële als niet-financiële) beter beheersen

Kwaliteitsborging

We voeren onderwijsscans, audits en kwaliteitsmetingen uit. Zo werken we planmatig en proactief aan het beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s. Om de onderwijskwaliteit te meten vanuit 360 graden feedback zetten we de 'onderwijsscan' in. Deze scan is een digitale vragenlijst aan docenten, studenten, managers, examencommissie, alumni en BPV-bedrijven. Door middel van deze vragenlijst wordt de kwaliteit van een opleiding door de stakeholders beoordeeld. Zo ontstaat een breed en realistisch beeld van de opleiding, bezien vanuit verschillende ondervraagden. De uitkomsten worden in een teamsessie besproken. Het doel van deze teamsessie is om het gesprek tussen docenten over onderwijskwaliteit te faciliteren. Elk team stelt vervolgens drie concrete verbeteracties voor waar het team mee aan de slag gaat.

In 2022 zijn elf audits uitgevoerd volgens de vierjaarlijkse auditcyclus. Als extra aandachtspunten binnen de audits zijn benoemd: aanval op de uitval, professionalisering, instroom, passend onderwijzen en burgerschap. 

De audits zijn onderdeel van de periodieke verantwoording binnen ROC Midden Nederland.

In de planning- en controlcyclus vindt tweemaal per jaar een voortgangsgesprek plaats tussen het college van bestuur en de directeuren van de colleges. Hiervoor is een format vastgesteld op basis van het waarderingskader van de inspectie. In het format zijn ook onze eigen strategische pijlers opgenomen. Ter voorbereiding van het voortgangsgesprek spreken de adviseurs kwaliteitsborging met het management om op basis hiervan de voortgangsrapportage op te stellen. Omdat voor deze gesprekken hetzelfde format wordt gebruikt, komen dezelfde thema’s op alle niveaus aan bod, wat vorm en inhoud geeft aan de lemniscaat.

Examinering

De examenorganisatie wordt op inhoud, beleid, professionalisering en werking getoetst. Ook dit jaar vormde de 'Expertgroep Examineren' de schakel voor het vaststellen van het beleid door het college van bestuur (CvB). En leverde het 'Netwerk Examencommissies' hiervoor input. De in 2019 gehouden evaluatie resulteerde in het eindrapport dat in 2020 is opgeleverd. In het rapport wordt blijvende aandacht gevraagd voor heldere communicatie en een ROC-breed beleid. Daarin is onder meer aandacht voor de professionalisering van examenfunctionarissen (met name ook in de teams) en voortzetting van de ondersteuning van de examencommissies. De aandacht hiervoor is in 2022 voortgezet. De noodzakelijke actualisering van beleid is gebeurd (onder andere vrijstellingen en examenreglement). Het aanbod voor professionalisering heeft dit jaar extra aandacht gehad. De online modules ontwikkeld over toetstechniek, vrijstellingen en aangepaste examinering zijn aangevuld met assessorentrainingen voor interne beoordelaars en praktijkbeoordelaars. Daarnaast zijn we gestart met structureel terugkerende online informatiebijeenkomsten examinering om nieuwe ontwikkelingen én kwaliteitsverbetering laagdrempelig beschikbaar te stellen aan alle docenten en andere examenfunctionarissen .

Vanuit de innovatieaanvraag voor Flexibel examenplan, oftewel ‘Anders Verantwoorden’ (naar het gelijknamige rapport dat in opdracht van OCW is opgesteld) zijn in 2022 verschillende pilots gestart. Deze pilots bij B&A, Tech, Sport, Veiligheid en Defensie en Flex mbo zijn gevolgd en ondersteund. We volgen hierbij ook nauwgezet de landelijke ontwikkelingen. De eerste bevindingen in 2022 laten zien wat 'Anders verantwoorden' (anders) vraagt van het onderwijs(team) en de examencommissie op het gebied van respectievelijk zorgen voor kwaliteit en borgen van kwaliteit van examinering. In 2023 volgen en ondersteunen we de nog lopende pilots.

Landelijk is bijgedragen aan de werkbijeenkomsten met examenleveranciers en aan het 'Netwerk Examineren' (i.s.m. Cinop). In deze gremia wordt ook gewerkt aan de digitalisering van de examinering.

In 2018 is door de mbo-sector het document ‘Afspraken valide exameninstrumenten’ ondertekend. Als onderdeel van deze afspraken verantwoorden mbo-instellingen in hun jaarverslag volgens welke routes er wordt gewerkt. Bij ROC Midden Nederland wordt bij het overgrote deel van de crebo's route 1 gevolgd (inkopen van examens). Er wordt geen gebruik gemaakt van route 3 (het construeren van exameninstrumenten en deze extern laten valideren). Bij onderstaande crebo's wordt gebruik gemaakt van route 2 (construeren van exameninstrumenten). Het construeren gebeurt volgens de afspraken die hiervoor zijn gemaakt in de sector

Inspectie - vierjaarlijks onderzoek

In 2022 heeft de Inspectie het vierjaarlijks onderzoek uitgevoerd. Na het startgesprek met het bestuur bestond het onderzoek uit verschillende onderdelen.

• - Gesprekken met een afvaardiging van diensten, directie en management

• - Gesprekken met de CSR, OR en RvT

• - Gesprek over financieel beheer

Daarnaast zijn er vijf verificatie-onderzoeken uitgevoerd bij de Tech Campus, Horeca & Toerisme College, Gezondheidszorg College Utrecht, Business & Administration College en Welzijn College Amersfoort. Het thema Passend Onderwijzen heeft in het onderzoek een plek gekregen binnen de standaarden 'Ontwikkeling en begeleiding' en 'Schoolklimaat'.

De inspectie heeft twee van de drie standaarden uit het bestuurskader met een 'goed' beoordeeld. Het gaat dan om de standaard BKA1 Visie, ambities en doelen en BKA2 Uitvoering en kwaliteitscultuur. De standaard BKA3 Evaluatie, verantwoording en dialoog kreeg een voldoende.

Inspectie-herstelonderzoeken

In 2022 heeft bij drie opleidingen met onvoldoende onderwijsresultaten een bureau-onderzoek plaatsgevonden. Twee opleidingen voldoen inmiddels aan de norm. Bij de andere opleiding heeft een gesprek plaatsgevonden tussen management en inspectie. Op basis van het gesprek en de zichtbare stijgende trend is er vertrouwen dat de opleiding aan de norm zal gaan voldoen. Het toezicht zal op afstand plaatsvinden.